Defter ve belgeler ne kadar süre saklanır

Çekmecede biriken fatura ve fişler bir gün sorulabilir. Soru şudur: bunları ne kadar saklamak zorundayım?

Bu not iki kanundaki saklama sürelerini ve sürenin nasıl işlediğini kısaca anlatır.

Vergi Usul Kanunu ne öngörür?

Vergi Usul Kanunu m.253'e göre defterler ve belgeler beş yıl saklanır. Süre, ilgili takvim yılını izleyen yılın başında işlemeye başlar.

Örneğin 2026 yılına ait bir faturanın süresi 2027'nin başında başlar. Bu hesap, vergi incelemesi ve zamanaşımı süresiyle bağlantılıdır.

Ticaret Kanunu ne öngörür?

Türk Ticaret Kanunu m.82 ticari defterler ve belgeler için on yıllık bir saklama süresi öngörür. Bu süre, sermaye şirketlerinin muhasebe kayıtları için önem taşır.

İki kanun aynı belgeye aynı anda uygulanabilir. Bu yüzden uygulamada çoğunlukla uzun olan süre dikkate alınır ve belgeler on yıl muhafaza edilir.

Hangi belgeler kapsama girer?

Saklama yükümlülüğü yalnız faturayı değil, muhasebe kaydının dayanağı olan her belgeyi kapsar:

• Alış ve satış faturaları, gider pusulaları
• Banka hesap hareketleri ve dekontlar
• İrsaliye ve sevk belgeleri
• Sözleşmeler ve kasa belgeleri
• Defter, mizan ve bilanço kayıtları

Belgeler düzenli bir klasörde dönemine göre ayrılmalıdır. Aranan bir belgeye hızlı ulaşmak, denetimde zaman kazandırır.

Elektronik belgeler nasıl saklanır?

E-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi belgeler elektronik ortamda düzenlenir ve saklanır. Kanunun öngördüğü saklama süresi bu belgeler için de geçerlidir.

Elektronik saklamada belgenin değiştirilememesi ve istendiğinde ibraz edilebilmesi esastır. Yedekleme düzeni ve sağlayıcı değişikliğinde belgelerin kaybolmaması ayrıca planlanmalıdır. Konuyla ilgili e-defter nedir notuna da bakabilirsiniz.

Ne zaman daha uzun saklamak gerekir?

Devam eden bir vergi incelemesi ya da uyuşmazlık varsa belgeler süre dolsa da saklanmalıdır. Şirket kapanışı ve devir gibi durumlarda da kayıtların kimde kalacağı yazılı olarak belirlenir.

Süre dolmuş belgeleri imha etmeden önce durumu kontrol etmek güvenli bir yoldur. Büronun defter ve belge düzenine nasıl yaklaştığını muhasebe ve defter tutma sayfasında bulabilirsiniz.